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O ciclo de faturação de um serviço é composto por várias fases, em regra: há que realizar um orçamento, em primeiro lugar, e de seguida há um acordo dos valores comunicados através de uma fatura proforma. No final, emite-se a fatura, aguarda-se o pagamento e emite-se o recibo após boa cobrança.

A fatura proforma é um documento, sem valor fiscal, que serve para orçamentar um determinado bem e atesta a terceiros que a fatura a emitir será igual à proforma.

Apesar de ter apenas valor informativo, este documento deve ser comunicado à Autoridade Tributária, sendo um documento de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, na aceção do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Apesar da fatura proforma e o orçamento terem o mesmo propósito, a forma como são utilizados é diferente: a fatura proforma costuma ser utilizada por empresas que comercializam produtos, ao passo que o orçamento costuma ser utilizado por empresas que prestam serviços.

A fatura proforma deve conter os seguintes elementos:

· Nome e endereço do vendedor;

· Nome e endereço do comprador;

· Descrição da mercadoria (quantidade, peso, moeda, preço unitário, valor total);

· Modo de pagamento;

· Data prevista e local de entrega;

· Data de validade da proposta;

· Assinatura do vendedor;

· Menção de descontos eventualmente existentes;

· Indicação de “Este documento não serve de fatura”.

Este documento apresenta várias vantagens, sobretudo no contexto de transações comerciais internacionais. Para além disso, uma vez que é um documento de formato padronizado, é de fácil compreensão e preenchimento, sendo também um documento bastante completo a nível das informações prestadas ao comprador e às autoridades.

Uma vez que é um documento sem valor fiscal, não é necessário liquidar IVA – tem de ser, no entanto, comunicada à AT por ser um documento fiscalmente relevante., devendo ser processado nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

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