Exmos. Senhores Associados e Membros Aliados

A conservação da documentação relevante para as empresas reveste especial importância para a sua organização. No entanto, em determinados casos, a conservação de documentos corresponde igualmente ao cumprimento de um dever legal. A legislação prevê que as empresas em geral, e as empresas dedicadas ao aluguer de veículos sem condutor em particular, devem conservar durante determinado tempo documentação relevante, nomeadamente para efeitos societários, fiscais e laborais.

De acordo com o n.º 1 do artigo 14.º, do Decreto-Lei n.º 181/2012, de 6 de agosto, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei nº 47/2018, de 20 de junho, que regula a atividade de aluguer de veículos ligeiros de passageiros sem condutor (rent-a-car), aplicável igualmente a motociclos e veículos de características especiais, a empresa que exerce esta atividade deve conservar um registo de todos os contratos de aluguer celebrados, segundo a ordem da sua celebração, durante 2 anos a contar da data do respetivo termo. No entanto, o n.º 2 do mesmo artigo prevê que o IMT, I. P., pode exigir ao locador o envio de cópias de contratos celebrados nos últimos 2 anos.

Como tal, para os contratos de rent-a-car, aconselhamos a conservação de todos os contratos celebrados nos 2 anos civis imediatamente anteriores – por exemplo, no dia 31 de dezembro de 2024, a empresa deve manter o registo de um contrato celebrado no dia 1 de janeiro de 2022.

No aluguer de veículos ligeiros ou pesados de mercadorias (rent-a-cargo), o artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 92/2023, de 12 de outubro dispõe que pode ser exigido às empresas o registo dos contratos celebrados há 2 anos. Como tal, devem ser conservados os contratos durante 2 anos a contar da data do respetivo termo.

Os prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 181/2012 e no Decreto-Lei n.º 92/2023 são relevantes para efeitos das relações com o IMT, I.P., que não pode legalmente exigir às empresas o registo dos contratos após decorrido esse período. No entanto, quando o contrato de aluguer servir simultaneamente de fatura (“contrato-fatura”) o prazo de conservação dos contratos deve respeitar o estabelecido na legislação fiscal, conforme indicado no parágrafo seguinte.

Livros, registos, documentos de suporte e dossier fiscal

· Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA)

O n.º 1 do artigo 52.º do Código do IVA obriga os sujeitos passivos a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte. Quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, a obrigatoriedade de conservação inclui os registos relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.

· Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (IRC)

Também o n.º 1 do artigo 130.º do mesmo Código obriga as pessoas coletivas a manter um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, também conhecido como dossier fiscal, durante o prazo de 10 anos. Processo de documentação fiscal

“1 — Os sujeitos passivos de IRC, com exceção dos isentos nos termos do artigo 9.º, são obrigados a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, que deve estar constituído até ao termo do prazo para entrega da declaração a que se refere a alínea c) do n.º 1 do artigo 117.º, com os elementos contabilísticos e fiscais a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças” (Redação da Lei n.º 7-A/2016, de 30 de março, aplicando-se aos períodos de tributação que se iniciem a partir de 1 de janeiro de 2017) .

Documentação laboral

O n.º 4 do artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a empresa a conservar durante 5 anos a seguinte documentação:

· O registo dos tempos de trabalho.

· Caso o trabalhador peça para substituir a perda de retribuição por falta por renúncia a dias de férias em igual número, a declaração expressa do trabalhador comunicada à empresa.

· Caso o trabalhador preste trabalho para compensação de períodos de ausência por sua iniciativa, o acordo entre trabalhador e empregador onde fique prevista a prestação de trabalho para este fim.

O n.º 8 do artigo 231.º do Código do Trabalho obriga ainda a empresa a conservar, igualmente durante o período de 5 anos, relação nominal dos trabalhadores que efetuaram trabalho suplementar. Esse documento deve discriminar o número de horas prestadas e indicar os dias de gozo dos correspondentes descansos compensatórios.

Quadro resumo

Para qualquer esclarecimento adicional, agradecemos que contactem o Gabinete Jurídico da ARAC, o qual se encontra ao vosso inteiro dispor.

Com os melhores cumprimentos

O Secretário-Geral

Joaquim Robalo de Almeida