Exmos. Senhores Associados e Membros Aliados,

A prestação de contas é uma das obrigações anuais das sociedades comerciais.

Compete aos membros da administração das sociedades anónimas e das sociedades por quotas apresentar o relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas, relativos a cada exercício anual.

Os documentos necessários para a prestação de contas são os seguintes:

1) Acta de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados;

2) Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados;

3) Demonstração dos resultados;

4) Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;

5) Demonstração de fluxos de caixa;

6) Anexo às demonstrações financeiras;

7) Certificação legal das contas;

8) Parecer do órgão de fiscalização.

Prazo

Os documentos de prestação de contas deverão ser submetidos à assembleia geral, em regra, no prazo de três meses a contar do encerramento do exercício anual anterior, ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.

Se nos dois meses seguintes ao termo daquele prazo não se apresentarem os elementos de prestação de contas, qualquer sócio poderá requerer ao tribunal que se proceda à realização de inquérito.

O fecho e aprovação de contas compreendem, assim, os seguintes passos:

1. Relatório de gestão e contas

O relatório de gestão deve conter, pelo menos, uma exposição fiel e clara da evolução dos negócios, do desempenho e da posição da empresa, bem como uma descrição dos principais riscos e incertezas com que a mesma se defronta.

O relatório de gestão, as contas do exercício e os documentos da prestação de contas, preparados pela administração, devem, em regra, ser apresentados e apreciados no prazo de três meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual. Devem, também, estar ao dispor dos sócios na sede da empresa, durante as horas de expediente, a partir do dia do envio da convocatória da assembleia-geral destinada a apreciá-los.

2. Assembleia-geral anual

A assembleia-geral deve reunir no prazo de três meses a contar da data do encerramento do exercício ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se tratar de empresas que devam apresentar contas consolidadas ou apliquem o método da equivalência patrimonial para:

a) Deliberar sobre o relatório de gestão e as contas do exercício;

b) Deliberar sobre a proposta de aplicação de resultados;

c) Proceder à apreciação geral da administração e fiscalização da sociedade e, se disso for caso e embora esses assuntos não constem da ordem do dia, proceder à destituição, dentro da sua competência, ou manifestar a sua desconfiança quanto à administração;

d) Proceder às eleições que sejam da sua competência;

A assembleia-geral é dispensada quando todos os sócios sejam também gerentes e todos eles assinem, sem reservas, o relatório de gestão, as contas e a proposta sobre a aplicação de lucros e tratamento de perdas, salvo nos casos em que a sociedade esteja sujeita a revisão legal de contas.

3. O depósito e registo da prestação de contas

As contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas, depois de aprovadas, estão sujeitas a registo.

A sociedade tem o dever de disponibilizar aos interessados, no seu sítio da Internet, quando exista, e na sua sede cópia integral dos seguintes documentos:

a) Relatório de gestão;

b) Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário,

c) Certificação legal das contas;

d) Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

O pedido de registo de prestação de contas de sociedades e de estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada deve ser efetuado até ao 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo do exercício económico.

O registo da prestação de contas consiste no depósito, por transmissão eletrónica de dados, da informação constante dos seguintes documentos:

a) Ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados;

b) Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados;

c) Certificação legal das contas;

d) Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

O registo da prestação de contas consolidadas consiste no depósito, por transmissão eletrónica de dados, da informação constante dos seguintes documentos:

a) Ata da deliberação de aprovação das contas consolidadas do exercício, de onde conste o montante dos resultados consolidados;

b) Balanço consolidado, demonstração consolidada dos resultados e anexo;

c) Certificação legal das contas consolidadas;

d) Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

Relativamente às empresas públicas, a informação respeitante à deliberação da assembleia geral é substituída pela informação referente aos despachos de aprovação do ministro das Finanças e do ministro da tutela e a respeitante à certificação legal das contas é substituída pela referente ao parecer da Inspecção-Geral de Finanças.

Relativamente às representações permanentes em Portugal de sociedades com sede no estrangeiro, a acta de aprovação é substituída por declaração da entidade representada, de onde conste que os documentos acima referidos lhe foram apresentados.

O acesso por meios electrónicos à informação constante dos documentos indicados substitui, para todos os efeitos legais, os correspondentes documentos em suporte de papel.

4. Publicidade dos atos sociais - Informação Empresarial Simplificada – IES

A IES passou a permitir ao contribuinte o cumprimento das obrigações legais perante quatro entidades: Direcção-Geral dos Impostos (DGCI), Instituto dos Registos e Notariado (IRN), Banco de Portugal (BdP) e Instituto Nacional de Estatística (INE).

Os documentos de prestação de contas apenas são divulgados às referidas quatro entidades da IES, após a respetiva aprovação em assembleia-geral das sociedades comerciais.

São vários os atos relativos à sociedade que estão sujeitos a publicação e registo.

Está sujeita a registo, sendo obrigatória a sua publicação, nomeadamente, a prestação de contas das sociedades anónimas, por quotas e em comandita por ações, bem como das sociedades em nome coletivo e em comandita simples quando houver lugar a depósito, e de contas consolidadas de sociedades obrigadas a prestá-las.

O registo da prestação de contas consiste no depósito, por transmissão eletrónica de dados da informação constante, nomeadamente da ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados.

As publicações obrigatórias devem ser feitas a expensas da sociedade.

A IES é a forma de entrega, por via eletrónica, das obrigações declarativas de natureza contabilística, fiscal e estatística, nomeadamente do registo da prestação de contas.

Com a IES, toda a informação que as empresas têm de prestar relativamente às suas contas anuais é transmitida num único momento e perante uma única entidade, através do preenchimento de formulários únicos submetidos por via eletrónica.

A IES é apresentada anualmente até ao 15º dia do 7º mês posterior à data do termo do período económico.

Assim, nos casos em que o ano económico das empresas coincide com o ano civil, a IES deve ser entregue até ao dia 15 de julho do ano seguinte àquele a que as contas respeitam. Quando não haja essa coincidência, o prazo coincide com o 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo do período económico.

Uma das obrigações integradas na IES é o registo de prestação de contas.

Para esse efeito, basta às empresas entregar a IES e pagar o preço do registo de prestação de contas para cumprir essa obrigação de registo. Não têm de imprimir os documentos respeitantes às suas contas anuais, nem têm de os entregar na conservatória do registo comercial territorialmente competente.

Ou seja, o depósito da prestação de contas é feito eletrónica e automaticamente, em simultâneo com o cumprimento de outras obrigações de natureza fiscal e de natureza estatística.

A publicação do registo também é promovida de forma automática.

Uma vez submetida eletronicamente a IES, paga a taxa devida pelo registo da prestação de contas e disponibilizada a correspondente informação ao MJ, o registo do ato é promovido automaticamente, sendo igualmente gerado de forma eletrónica o texto para efeitos de publicação no site das Publicações do MJ, em http://publicacoes.mj.pt/.

A publicação integral das prestações de contas é promovida através do envio da IES.

A entrega é feita através do preenchimento de um formulário eletrónico. Para o efeito, deverá aceder ao Portal das Finanças e preencher ou enviar uma declaração.

A declaração pode ser entregue pelo contabilista certificado ou pelo representante legal, indicando sempre o número de identificação fiscal.

Ao submeter a declaração é gerada automaticamente uma referência multibanco para o pagamento do registo de prestação de contas no valor de 80 euros.

Em 2021 a obrigação da entrega da IES/DA foi prorrogada até 30 de julho, sem quaisquer acréscimos ou penalidades, em virtude da prorrogação do prazo para a realização das assembleias gerais das sociedades comerciais, por força da pandemia pela COVID 19.

O não cumprimento desta obrigação está sujeito à instauração de um processo de contraordenação, com coimas que podem ascender a valores entre os 100 e os 750 euros.

Fonte: “Boletim do Contribuinte”

Para qualquer esclarecimento adicional, agradecemos que contactem os Serviços da ARAC, os quais se encontram ao vosso inteiro dispor.

Com os melhores cumprimentos

O Secretário-Geral

Joaquim Robalo de Almeida