A conservação da documentação relevante para as empresas reveste especial importância para a sua organização. No entanto, em determinados casos, a conservação de documentos corresponde igualmente ao cumprimento de um dever legal. A legislação prevê que as empresas em geral, e as empresas dedicadas ao aluguer de veículos sem condutor em particular, devem conservar durante determinado tempo documentação relevante, nomeadamente para efeitos societários, fiscais e laborais.

De acordo com o n.º 1 do artigo 14.º, do Decreto-Lei n.º 181/2012, de 6 de agosto, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei nº 47/2018, de 20 de junho, que regula a atividade de aluguer de veículos ligeiros de passageiros sem condutor (rent-a-car), aplicável igualmente a motociclos e veículos de características especiais, a empresa que exerce esta atividade deve conservar um registo de todos os contratos de aluguer celebrados, segundo a ordem da sua celebração, durante 2

anos a contar da data do respetivo termo. No entanto, o n.º 2 do mesmo artigo prevê que o IMT, I. P., pode exigir ao locador o envio de cópias de contratos celebrados nos últimos 2 anos.

Como tal, para os contratos de rent-a-car, aconselhamos a conservação de todos os contratos celebrados nos 2 anos civis imediatamente anteriores – por exemplo, no dia 31 de dezembro de 2016, a empresa deve manter o registo de um contrato celebrado no dia 1 de janeiro de 2014.

No aluguer de veículos ligeiros ou pesados de mercadorias (rent-a-cargo), o n.º 2 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 15/88, de 16 de janeiro dispõe que pode ser exigido às empresas o registo dos contratos celebrados há 2 anos. Como tal, devem ser conservados os contratos durante 2 anos a contar da data do respetivo termo.

Os prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 181/2012 e no Decreto-Lei n.º 15/88 são relevantes para efeitos das relações com o IMT, I.P., que não pode legalmente exigir às empresas o registo dos contratos após decorrido esse período. No entanto, quando o contrato de aluguer servir simultaneamente de fatura (“contrato-fatura”) o prazo de conservação dos contratos deve respeitar o estabelecido na legislação fiscal, conforme indicado no parágrafo seguinte.

Livros, registos, documentos de suporte e dossier fiscal

Ø Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA)

O n.º 1 do artigo 52.º do Código do IVA obriga os sujeitos passivos a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte. Quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, a obrigatoriedade de conservação inclui os registos relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.

Ø Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (IRC)

Também o n.º 4 do artigo 123.º do Código do IRC obriga as empresas a conservar em boa ordem os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte em boa ordem durante o prazo de 10 anos. De igual modo, o n.º 1 do artigo 130.º do mesmo Código obriga as pessoas coletivas a manter um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, também conhecido como dossier fiscal, durante o prazo de 10 anos. Os elementos contabilísticos e fiscais que devem constar do dossier fiscal são definidos na Portaria n.º 92-A/2011, de 28 de fevereiro.

Nota: Para os períodos de tributação que iniciaram entre 1 de janeiro de 2014 e 31 de dezembro de 2016, a Lei nº 2/2014, de 16 de janeiro alterou o Código do IRC, passando a prever um prazo de 12 anos para conservação de livros, registos e dossier fiscal, ao em vez dos 10 anos que vigoravam anteriormente. A Lei do Orçamento do Estado para 2016 (Lei n.º 7-A/2016, de 30 de março) alterou o Código do IRC, passando a prever novamente o prazo de conservação de 10 anos para todos os períodos de tributação iniciados em 2017. Assim:

• Para períodos de tributação anteriores a 1 de janeiro de 2014, o prazo de conservação é de 10 anos;
• Para períodos de tributação entre 1 janeiro de 2014 a 31 de dezembro de 2016, o prazo de conservação é de 12 anos;
• Para períodos que se iniciem a partir de 1 de janeiro de 2017, o prazo de conservação é de 10 anos.

Documentação laboral

O n.º 4 do artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a empresa a conservar durante 5 anos a seguinte documentação:

• O registo dos tempos de trabalho.
• Caso o trabalhador peça para substituir a perda de retribuição por falta por renúncia a dias de férias em igual número, a declaração expressa do trabalhador comunicada à empresa.
• Caso o trabalhador preste trabalho para compensação de períodos de ausência por sua iniciativa, o acordo entre trabalhador e empregador onde fique prevista a prestação de trabalho para este fim.

O n.º 8 do artigo 231.º do Código do Trabalho obriga ainda a empresa a conservar, igualmente durante o período de 5 anos, relação nominal dos trabalhadores que efetuaram trabalho suplementar. Esse documento deve discriminar o número de horas prestadas e indicar os dias de gozo dos correspondentes descansos compensatórios.

Quadro resumo

Tipo de documento		Prazo de conservação
Contratos de aluguer (exceto “contrato-fatura”)	Rent-a-Car	Durante os 2 anos posteriores
	Rent-a-Cargo	2 anos
Livros, registos, documentos de suporte e dossier fiscal (incluindo “contrato-fatura”)		Exercícios anteriores a 1/1/2014 e a partir de 1/1/2017: durante os 10 anos posteriores
		Exercícios entre 1/1/2014 e 31/12/2016: durante os 12 anos posteriores
Registo dos tempos de trabalho e relação de trabalhadores que efetuaram trabalho suplementar		5 anos

Para qualquer esclarecimento adicional, agradecemos que contactem o Gabinete Jurídico da ARAC, o qual se encontra ao vosso inteiro dispor.

Com os melhores cumprimentos

O Secretário-Geral

Joaquim Robalo de Almeida