Exmos. Senhores Associados e Membros Aliados,

A faturação eletrónica representou um passo crucial na transformação digital, através da promoção da agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas e quem com estas contratam, uma vez que garante uma maior fiabilidade e transparência em todas as atividades, para além de contribuir para a sustentabilidade económica e ambiental.

· Entidades e prazos de implementação

A obrigação de faturação eletrónica apenas impende sobre entidades públicas (cfr. definidas no Código dos Contratos Públicos) e sobre as entidades que com estas contratem, nos termos do Artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos

No que toca às operações B2C (Business to Consumer), este é um ato facultativo e dependente da aceitação por parte do destinatário. A nível internacional, porém, a utilização da faturação eletrónica é cada vez mais frequente, fruto dos inúmeros benefícios que possui para as empresas.

Na sequência da publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, e da prorrogação concedida por força do (entretanto revogado) Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, desde 30 de junho de 2021 que os as entidades acima referidas são obrigadas a receber e a processar faturas eletrónicas, em formato estruturado, concretizando assim os objetivos decorrentes da Diretiva 2014/55, de 16 de abril de 2014.

Este prazo, no que toca a micro, pequenas e médias empresas, ainda se encontra em curso até ao dia 31 de dezembro de 2023, nos termos do Artigo 9.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 111.º-B/2017, de 31 de Agosto, na sua redação atual conferida pelo Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho.

· Conceito

De acordo com o Artigo 2.º, n.º 1 da Diretiva referida, entende-se por fatura eletrónica uma fatura que tenha sido emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico.

A faturação eletrónica exige a utilização de um programa de faturação, que produza uma fatura em formato estruturado, e de uma solução, fornecida por uma empresa especializada), que é responsável pela transmissão da fatura em formato normalizado europeu (EDI) à plataforma usada pela entidade destinatária. A plataforma usada pela entidade destino irá arquivar a fatura e notificar o emissor, assim como entregar ao sistema de gestão da entidade pública o documento para o seu registo e contabilização.

De acordo com a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, e em conformidade com a Norma Europeia EU 16931-2017, o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes (UBL 2.1 ou CEFACT) a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica, estão disponíveis nasNormas sobre Fatura Eletrónica, no website da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (eSPap).

É necessário que exista uma assinatura eletrónica, devendo esta acompanhar a fatura obrigatoriamente a partir do dia 1 de janeiro de 2024, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas, segundo o Despacho 8/2022/XXIII, bem como nos termos do Artigo 12.º, n.º 2, alínea a) do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Ainda que não exista qualquer obrigatoriedade de a fatura eletrónica ser transmitida em conjunto com um documento PDF, existem fornecedores que optam por enviar um anexo em PDF para facilitar a conferência do documento.

De todo o modo, quando o façam, os documentos PDF gerados devem ter uma marca de água com um texto que indique que “o presente documento constitui a imagem autêntica da fatura em formato digital.”

É importante mencionar que este documento PDF, quando gerado, não constitui a fatura eletrónica. Também não são faturas eletrónicas os seguintes documentos:

· Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;

· Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;

· Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;

· OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);

· Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

· Processamento

Nos termos do já referido Decreto-Lei n.º 28/2019, que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, é necessário utilizar um programa informático certificado para o processamento de faturas neste formato. Para o efeito, a Autoridade Tributária publicou uma lista de programas que cumprem os requisitos legais, a qual pode ser consultada aqui.

Esses programas devem garantir os seguintes aspetos, nos termos do Artigo 11.º, n.º 2 do diploma mencionado:

· O controlo de integridade, exatidão e fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, através de funções de gestão de acessos às funções do programa, deteção de alterações diretas ou anónimas à informação gerida ou utilizada no sistema e da preservação da informação necessária à reconstituição e verificação da correção do processamento de operações fiscalmente relevantes suportadas pelo sistema;

· A possibilidade de os utilizadores autorizados fazerem as cópias de segurança necessárias ao cumprimento do dever legal de conservação de arquivos;

· A impossibilidade de continuação da utilização do sistema quando se verifiquem alterações à informação gerida ou utilizada no sistema que possam colocar em causa a integridade, a exatidão e a fiabilidade da informação criada, recebida, processada ou emitida, enquanto o produtor do programa não produzir relato técnico a identificar a anomalia detetada;

· A acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento, e que permitam a exportação de cópias exatas para suportes externos.

Deve ser ainda garantida a disponibilidade, acessibilidade e legibilidade pela AT de documentação técnica relevante para aferição da integridade operacional destes programas.

Ainda é de realçar que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, podendo o arquivo ser físico ou eletrónico. Naturalmente, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alteração, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico.

· Vantagens da faturação eletrónica

Destacamos como principais vantagens deste método de faturação a desmaterialização do papel, a agilização da relação com o cliente, a minimização de custos, a maior transparência e fiabilidade e, por fim, o impacto ambiental.

Para qualquer esclarecimento adicional, agradecemos que contactem o Gabinete de Jurídico da ARAC, o qual se encontra ao vosso inteiro dispor.

Com os melhores cumprimentos

O Secretário-Geral

Joaquim Robalo de Almeida